Tietosuojaseloste – Turun Latu ry

Tämä tietosuojaseloste koskee yhdistyksen osallistujarekisteriä. Tietosuojaseloste on hyväksytty Turun Latu ry:n hallituksen kokouksessa 12.1.2023.

Sähköistä viestintää (Latuviesti Express) koskeva tietosuojaseloste on julkaistu tällä verkkosivustolla toisaalla. Tutustu selosteeseen tästä linkistä.

1. Yleistä

Turun Latu ry (jäljempänä Yhdistys) on sitoutunut suojaamaan toiminnassaan jäsentensä henkilötietoja ja kunnioittamaan heidän yksityisyyttään. Jäsenten tietoja käsitellään tässä selosteessa eriteltyjä tarkoituksia varten ja vain niiden toimesta, joilla on tehtävänsä perusteella oikeus tietojen käsittelyyn.

Jäsenrekisteriä (YhdistysPolku) ylläpitää Suomen Latu ry, joka on rekisterinpitäjänä tehnyt jäsenrekisteriin liittyvän tietosuojaselosteen. Yhdistyksen nimetyt käyttäjät (kohdassa 3) selaavat ja raportoivat jäsentietoja heille henkilökohtaisesti luoduilla ja luovutetuilla tunnuksilla Suomen Ladulta saatujen käyttöoikeuksien ja käyttöpolitiikan mukaisesti. Jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste on luettavissa Suomen Ladun verkkosivuilta suomenlatu.fi.

2. Rekisterinpitäjä

Turun Latu ry
Purjetie 8, 20360 Turku

3. Yhteyshenkilö osallistujarekisteriä koskevissa asioissa

Ida Erling
ida.erling@turunlatu.fi

Varahenkilö Tarja Aittala
tarja.aittala@turunlatu.fi

4. Rekisterin nimi

Turun Latu ry:n osallistujarekisteri

5. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen tapahtumien ja matkojen toteuttamiseen, viestintään, tapahtumien ja matkojen kehittämiseen, tapahtumista ja matkoista raportointiin, laskutukseen, perintään, retkeilyvälineiden vuokraukseen sekä muihin tapahtumiin ja toimintaan osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään yhdistyksen tapahtumiin, matkoille, huomionosoituksiin ja muuhun toimintaan osallistuvien ja ohjaajien henkilötietoja. Tapahtumasta tai toiminnasta riippuen tietoina kerätään muun muassa henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, allergiatiedot ja mahdollisia muita tapahtumaan osallistumiseen tarvittavia tietoja.

Retkeilyvälineiden vuokrausta varten kerätään henkilön nimi ja vuokrattava väline. Ulkoilumajan vuokrausta varten kerätään henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tapahtumiin, vuokraukseen ja muuhun toimintaan osallistujat ja ohjaajat ilmoittavat tiedot itse. Tiedot ilmoitetaan sähköpostitse tai suullisesti tapahtumasta, toiminnasta tai vuokrauksesta vastaavalle henkilölle. Alle 15-vuotiaiden osalta tietojen ilmoittamisesta vastaa huoltaja.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen sihteeri, tapahtumien järjestäjät, ohjaajat, vuokraustoimintaan nimetyt sekä tapauskohtaisesti toiminnan järjestämisessä mukana olevat yhteistyökumppanit, esimerkiksi yhdistyksen ulkopuolinen retkiohjaaja.

Majoitus- ja allergiatiedot luovutetaan tapahtumakohtaisesti majoitus- ja ravintolapalveluiden tarjoajille. Joissakin tapahtumissa tietoja voidaan luovuttaa retken muille osallistujille esimerkiksi retkien yhteismajoituksessa valmistaessa ruokaa yhdessä.

Vuokraustoiminnasta ja muista maksullisista tapahtumista tiedot luovutetaan yhdistyksen sisäisesti taloudenhoitajalle kirjanpidollisia toimia varten vuokraukseen, maksulliseen tapahtumaan tai muuhun toimintaan nimettyjen henkilöiden toimesta.

Muita säännönmukaisia luovutuksia ei ole.

9. Tietojen siirto EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään tapahtumien järjestäjien tai vuokraamiseen nimettyjen henkilöiden henkilökohtaisissa tiedostoissa. Tiedot sijaitsevat tietokoneella tai älylaitteella salasanalla suojattuina, paperilla oleva tieto nimetyn henkilön kotona lukollisessa tilassa.

Arkaluonteiset tiedot (esim. allergiatiedot) hävitetään heti tapahtuman jälkeen tai viimeistään, kun maksullisista tapahtumista tai vuokrauksen kohteesta on saatu tilisuoritus. Muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan ottamalla yhteyttä osallistujarekisterin yhteyshenkilöön tai hänen varahenkilöönsä. Tiedot näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alle 15-vuotiaan lapsen kohdalla tämän huoltajalle. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä.

Huom. Varsinaista jäsenrekisteriä koskeva tietojen tarkistus-, muokkaus- tai poistopyyntö osoitetaan Suomen Latuun (jäsenpalvelut).